Actuellement, les voyages d’affaires se résument à un minimum absolu. Pourtant, une fois qu’il sera à nouveau possible de voyager de manière responsable, les cadres allemands veulent reprendre la route ou les airs.
C’est ce que démontre une récente étude de SAP Concur réalisée en janvier et février par Censuswide auprès de 3.587 cadres dirigeants et décideurs financiers d’Allemagne, de France, d’Italie, des Pays-Bas, des Pays nordiques, d’Espagne et du Royaume-Uni.
58% des sondés veulent reprendre dès que possible les rencontres physiques avec leurs clients et renforcer leurs relations commerciales après une longue période de réunions virtuelles. Mais une fois que les voyages auront repris, les entreprises devront faire face à une hausse des dépenses. Les voyageurs auront des notes de frais avec des nuitées d’hôtels, des repas d’affaires ou des locations de voiture.
Un potentiel d’optimisation inexploité
« Connecting the dots on Travel, Expense and Invoice Spend: How to Mitigate Risk with Centralised Spend Management », une étude en blanc publiée en 2017, révélait que 42% des demandes de remboursement de frais de voyage des employés ne sont pas conformes aux exigences légales parce que les données sont enregistrées de manière incorrecte ou incomplète sur les factures et les reçus ou dans l’outil de comptabilité, ou encore que la documentation n’est pas correcte.
La TVA est souvent facturée sur les dépenses effectuées lors d’un voyage d’affaires. Les entreprises peuvent récupérer cette somme et ainsi réduire leurs coûts – seules quelques-unes utilisent régulièrement cette option.
Selon l’étude SAP Concur sur le potentiel caché des demandes de remboursement de la TVA, les reçus et les notes de frais comportant des informations manquantes ou incorrectes font que 22% des responsables financiers ne parviennent pas à récupérer la TVA.
En outre, 26% des responsables financiers ne parviennent pas à récupérer la TVA en raison des différents taux de TVA appliqués aux éléments figurant sur une même note de frais. La tâche est compliquée à la fois pour les voyageurs d’affaires et le département des finances.
Gestion du changement ou Change Management
Les outils reposant sur une IA permettent de suivre correctement les frais lors de voyages à l’étranger, tout en gérant la complexité des politiques locales. La période actuelle, plus calme, avec de faibles volumes de voyages, est le bon moment pour adapter la gestion des voyages d’affaires et bien se préparer au redémarrage de l’activité.
Une thématique qui préoccupe SAP Concur depuis plusieurs années déjà et qui fera l’objet d’un panel de discussion le 20 mai prochain à 15h. Pour de plus amples informations, consulter l’article de SAP Concur sur la transformation et les frais de voyages (en allemand).
(CD)
