Lorsque vous effectuez un voyage d’affaires dans l’Union européenne, vous devez être muni d’un formulaire attestant que vous êtes couvert par la sécurité sociale. La procédure est aussi coûteuse que fastidieuse : les sociétés payent environ 70 € par formulaire.
La réglementation est coûteuse et très peu de voyageurs la respectent : à peine 27 % des voyageurs d’affaires en Europe emportent toujours avec eux un formulaire A1, appelé « Portable Document A1 », lorsqu’ils entrent dans un autre pays européen, alors qu’ils doivent être en mesure de présenter ce formulaire à tout moment.
C’est ce qu’il ressort d’une enquête menée par AirPlus International, l’un des principaux fournisseurs internationaux de solutions pour la gestion quotidienne de voyages d’affaires. L’objet du formulaire A1 obligatoire est de prévenir le dumping social : c’est la preuve du statut social du voyageur dans son pays d’origine. Tout voyageur qui ne peut pas produire le formulaire devra payer la sécurité sociale dans le pays de destination.
Près de la moitié des voyageurs d’affaires sont en infraction avec cette réglementation
Depuis mai 2010, si vous voyagez vers un pays de l’UE ou vers la Suisse, le Liechtenstein, la Norvège ou l’Islande, vous êtes tenu d’avoir avec vous le formulaire A1. Depuis le début de cette année, les employeurs doivent demander les formulaires A1 par voie électronique. Cette nouvelle mesure a permis de mieux sensibiliser le public à la réglementation.
Cependant, malgré la menace de contrôles et amendes éventuels dans chacun des États membres, 44 % des voyageurs d’affaires ont indiqué ne pas être au courant de cette obligation. 4% des voyageurs connaissaient la règle mais ne s’y soumettaient pas. Cela signifie que près de 50 % des voyageurs n’emportent jamais avec eux un formulaire A1, alors qu’à peine un voyageur sur quatre (24 %) indique qu’il voyage parfois avec le formulaire obligatoire.
Une contrainte coûteuse pour les entreprises
Actuellement, le formulaire A1 doit être présenté lors de tout voyage d’affaires transfrontalier : foires commerciales, dîners d’affaires ou réunions avec des collègues de filiales de la société à l’étranger. « La procédure est fastidieuse pour les entreprises car les voyageurs d’affaires doivent demander le formulaire avant chaque voyage.
Les entreprises doivent aussi s’assurer que la compagnie d’assurance santé a mis en place le processus électronique de demande », indique Michael Fürer, Directeur Général d’AirPlus pour la Belgique. Le coût de la demande est d’environ 70 euros par voyage et par voyageur. Il y a eu des tentatives, au sein de l’UE, pour abolir l’obligation de présenter le formulaire A1 durant les voyages d’affaires et faire réviser les règles. Toutefois, au printemps dernier, le Conseil européen a refusé d’adopter la convention à laquelle la Commission européenne avait déjà donné son accord.
Monsieur Fürer a cependant encore de l’espoir : « Suite aux élections européennes en mai dernier, les institutions européennes – la Commission, le Parlement et le Conseil – constituées vont pouvoir élaborer une nouvelle réglementation dès que possible. » Il précise : « En attendant, tout voyageur d’affaires doit avoir avec lui un formulaire A1 en toutes circonstances afin d’éviter les amendes et paiements rétroactifs. »
AirPlus a interrogé plus de 700 voyageurs d’affaires dans neuf États européens, y compris l’Allemagne, la France, l’Italie et le Royaume-Uni sur leur utilisation du Document portable A1.
