Pour le 25 mai prochain, la Loi est d’application. Pourtant, tous les pays européens sont loin d’être prêt. Et la Belgique ne semble pas être le meilleur élève, quoique…. Ici, une interview de la commissaire européen en charge du dossier. Cependant, l’UPAV ne peut que vous recommander de vous y conformer car la date butoir est là.
GDPR -Protection des données – Mise en place
L’UPAV a organisé diverses rencontres déjà à ce sujet (décembre 2018 et mars 2018). Aujourd’hui, il est temps de mettre la théorie en pratique.
Pour ceux qui n’ont pas eu la possibilité d’assister à nos différentes formations/séances de travail, les présentations se trouvent dans votre espace membres, onglet « inform. et avantages », – formations UPAV 2017 et formations UPAV 2018.
EN PRATIQUE: voici, par étape, les choses à mettre en place dès demain. L’UPAV a crée des documents type pour vous faciliter la vie. Tous se trouvent dans votre espace membre, onglet « inform. et avantages/document – GDPR – documents UPAV ».
1 – Nommer dans votre agence une personne responsable du traitement des données. Son nom devra être repris dans les différents documents ci-dessous.
2 – Faites signer à tous vos membres du personnel le règlement et procédure interne du traitement des données personnelles de vos clients et/ou employés. Annexe 1.
2 – Lister tous vos sous-traitants et leur personne de contact et imposer la clause de confidentialité nécessaire dans vos contrats. Annexe 2.
3 – Adapter le registre de traitements des données personnelles mis à disposition par l’UPAV à tous ses membres. A vous de l’adapter à vos activités, il est déjà très complet et unique car spécifique à notre secteur et élaboré par vos pairs. Lisez, complétez et imprimez chaque onglet. Annexe 3.
4- Intégrer dans l’annexe au contrat/conditions particulières la convention qui vous lie à votre client couvrant l’usage que vous faites de ses informations. Annexe 4. Vous trouverez également des exemples pour recueillir le consentement de votre client pour vos actions futures. Annexe 4bis.
5 – Envoyer une newsletter à vos clients pour les informer de la procédure d’acceptation ou de désinscription, de l’utilisation de ses données. Celle-ci est liée à votre entreprise et au lien que vous avez avec vos clients. Inspirez-vous des mails que vous avez déjà reçu de vos partenaires!
6 – Adapter votre site internet – si pas déjà fait – à la protection des données. Un récapitulatif de ce qu’il faut entreprendre est donné à l’annexe 5.
….Et consigner tout cela en version papier et électronique, à un endroit spécifique, sous la responsabilité du responsable des traitements des données.
Si tous ces points sont suivis et mis en place, vous êtes dans le bon. Un premier état des lieux est déjà prévu pour 2019. Nous nous engageons à vous tenir informé de l’évolution de la mise en place de cette nouvelle loi.
L’UPAV se tient à votre disposition pour répondre à vos questions.
Brussels Airlines en grève: RAPPEL: que faire?
Notre conseil, David Sprecher, a écrit une article intéressant et bien à propos: SN annonce en effet la grève de ses pilotes les 14 et 16 mai prochain.
https://www.tourmag.com/Aerien-vols-supprimes-retards-quelles-regles-en-cas-de-greve_a92344.html
Maître David Sprecher se tient à votre disposition: [email protected]
