Et pourtant, combien d’indépendants et de dirigeants d’entreprise sont au courant des conséquences fiscales en leur défaveur lorsqu’ils acceptent une ancienne souche TVA manuelle pour un repas professionnel au restaurant ?
Dès 2018, ils s’exposent au rejet de cette déduction de frais professionnels non justifiés par le seul document actuellement probant : le ticket TVA issu d’une Caisse enregistreuse avec module fiscal (la fameuse «black box»).
Les indépendants et les dirigeants d’entreprise peuvent déduire de leurs revenus professionnels, ou de ceux de leur société, leurs frais de restaurant lorsqu’ils ont un caractère professionnel.
Déduction des frais de restaurants par les indépendants et les dirigeants d’entreprise : rappel des grands principes.
C’est logique, dès lors qu’il est établi que de nombreuses relations d’affaires, conclusions de contrats, fidélisations de clients, partenariats commerciaux se nouent lors d’échanges conviviaux autour d’une bonne table.
La valorisation de ces dépenses en frais professionnels n’est cependant pas totale : depuis le 1er 2005, la déduction s’opère à concurrence de 69 % du montant total. Les 31 % restant sont techniquement ajoutés au revenu imposable. Notons que la Belgian Restaurants Association revendique que cette limite soit supprimée et que ces frais soient déductibles à 100 % ! Comme pour tous les autres frais professionnels déductibles supportés pour acquérir ou conserver des revenus imposables, il faut en justifier la réalité et le montant au moyen de documents probants (art 49 C.I.R).
En matière de frais de restaurant, ce document probant était traditionnellement la «souche TVA» … qui a disparu des restaurants depuis l’instauration obligatoire de la caisse enregistreuse avec module fiscal… et qui n’a donc plus aucune validité aujourd’hui comme preuve d’une dépense au restaurant.
Seuls les snacks et les cafés qui font moins de 25.000 € par an de chiffre d’affaire en nourriture consommée sur place peuvent encore utiliser les anciennes souches TVA remplies à la main. Reconnaissons toutefois qu’on invite rarement un client ou un prospect pour manger un durum ou une fricadelle… donc la question ne se pose pas dans la réalité.
Pour tout repas, le restaurant est tenu de délivrer un ticket de caisse conforme issu de sa caisse enregistreuse avec module fiscal (la fameuse «black box»).
Rappelons que la boîte noire doit être opérationnelle dans tous les restaurants au plus tard depuis le 1er janvier 2017. Selon les statistiques des derniers contrôles, il apparaît cependant que seul un restaurant sur deux a effectivement branché son système de caisse enregistreuse avec module fiscal… ce qui pose de très sérieuses questions de concurrence déloyale dans le secteur… et un risque pour les clients indépendants de rejet de leur déduction de frais professionnels…
Le site Fair-Play Restaurants: seule garantie de bien choisir son restaurant.
Les dépenses de restaurant des indépendants déductibles en frais professionnel pour les revenus de 2017 doivent avoir été exposées durant l’année 2017 et doivent en principe être prouvées par des tickets de caisse issus d’un système de caisse enregistreuse avec module fiscal.
Si certains indépendants espèrent encore une tolérance de l’administration fiscale pour leurs dépenses de 2017, il est vain de parier sur une telle attitude pour les frais professionnels de 2018, chacun, restaurateur et consommateur professionnel étant supposé à présent ne pas ignorer la loi!
Pour le million d’indépendants et de dirigeants d’entreprise du pays, cela signifie qu’un nouveau réflexe s’impose dès le 1er janvier 2018 : ils doivent s’assurer être en possession d’un ticket de TVA valide et conforme s’ils souhaitent déduire fiscalement leurs dépenses de restaurant exposées dans un but professionnel.
Comment être sûr que le restaurant où vous vous apprêtez à déjeuner ou à dîner avec des clients est en ordre de branchement de sa caisse enregistreuse avec module fiscal, et délivre systématiquement les seuls tickets TVA désormais valables?
C’est très simple: vérifiez si le restaurant en question est bien en possession du label Fair-Play Restaurantset est répertorié comme tel sur le site de la Belgian Restaurants Association www.b-r-a.be dans le répertoire des restaurants «fair play». Cette précaution donne au professionnel la garantie que sa dépense de frais de restaurants ne sera pas rejetée par l’administration fiscale. En outre, pour démontrer la réalité de la dépense, il est conseillé d’écrire le nom des convives au verso du ticket TVA et de payer l’addition avec une carte de crédit ou de débit, afin de prouver si nécessaire que c’est bien l’indépendant qui sollicite la déduction fiscale qui a effectivement payé le repas.
Et pour les salariés ?
Le même réflexe s’impose pour les 3 millions de salariés du pays qui présentent à leur employeur des notes de restaurants à leur rembourser en tant que «frais propres à l’employeur». A défaut de telle justification, l’administration est en droit de considérer que tout ou partie des indemnités allouées à ce titre par l’employeur constitue en réalité une rémunération déguisée.
Les employeurs ont donc tout intérêt à intégrer dans leur « expenses policy » ou leur règlement de travail une clause précisant que seuls pourront être remboursés en frais propres à l’employeur les dépenses de restaurants justifiées par un ticket TVA valide, issu d’une caisse enregistreuse avec module fiscal.
La Belgian Restaurants Association tient un modèle de cet avenant à la disposition des employeurs qui le souhaitent.
Les restaurants qui ont effectivement branché leur caisse enregistreuse avec module fiscal sont quant à eux invités à se faire connaître sur le site www.belgianrestaurantsassociation.be afin de donner toutes les assurances nécessaires à leurs clients indépendants et salariés.
Positions de la Belgian Restaurants Association
En tant qu’association professionnelle représentative du secteur des restaurants en Belgique, nous disons :
– OK pour la Caisse enregistreuse avec module fiscal pour autant qu’elle soit activée par tous et que la concurrence déloyale soit réduite autant que faire se peut
– A cet effet, nous préférons des incitants fiscaux et une auto-régulation du secteur aux sanctions et aux contrôles.
– Nous continuons à revendiquer des baisses de charges sociales ONSS pour les employeurs du secteur, une diminution de la TVA pour les boissons non-alcoolisées et plus de flexibilité dans le temps de travail
Pour plus d’informations : www.b-r-a.be
