HRS parvient à identifier 565 milliards d’économies dans le domaine des événements corporate

HRS tire parti de son contenu hôtelier et fourni une nouvelle solution de sourcing dédiée aux événements corporate.

Déjà leader mondial sur le segment hôtel, HRS étend son expertise afin d’aider les entreprises à gagner en efficacité et en visibilité sur le segment des événements corporate.

Alors que les sociétés dépensent 565 milliards de dollars en réunions dans le monde entier et qu’elles prévoient d’en dépenser davantage en 2019, cette nouvelle solution HRS arrive à point nommé car beaucoup cherchent à optimiser leurs dépenses budgétaires croissantes.

La solution de sourcing M&G* (meetings and groups) s’intègre parfaitement à la solution initiale end to end de HRS. Déjà mondialement reconnu pour ses services de sourcing hôtelier, HRS permet aux entreprises de réaliser des millions d’économies annuelles et d’obtenir des tarifs compétitifs dans plus de 200 pays. Un nombre croissant de clients tire parti d’un sourcing de services hôteliers complets, incluant un contrôle continu des tarifs, une fonction de recherche et de réservation avec des tarifs négociés pour chaque entreprise, des tarifs HRS uniques, ou encore des solutions de paiement virtuel.

« HRS annonce la mise en place de la toute première solution end to end à destination des entreprises dédiée au segment des événements. Du sourcing, à l’achat en passant par le paiement et sur tous les marchés mondiaux, HRS peut désormais devenir le partenaire contractuel unique d’une entreprise » a déclaré Marco D’Ilario, Vice-President Sourcing Solutions chez HRS. « Nous pouvons réaliser un programme annuel, donner la priorité aux tarifs négociés dans un processus de recherche et de réservation, automatiser des objectifs de conformité et fournir rapidement une procédure de réservation. Avec cette solution, la stratégie Meetings & Groups va prendre un nouvel élan ».

La solution end to end M&G* offre l’opportunité unique aux entreprises de gagner en transparence sur leurs frais liés aux événements corporate, en tirant parti à la fois d’un processus de sourcing unique, et de son réseau mondial de spécialistes hôteliers. Les objectifs sont simples, réaliser des économies sur les espaces de réunion, les nuitées, les coûts de restauration et de boissons, et plus encore grâce à des partenariats.

Les avantages du sourcing M&G* :

Economies directes

Amélioration de la planification

Plus de temps pour des activités stratégiques

Transparence globale des données

Définition des modalités standards et termes des contrats pré-approuvés

Simplification des processus financiers grâce à l’intégration des paiements virtuels

Ces six avantages réunis contribuent à faciliter l’adoption du sourcing. Avec des conditions contractuelles pré-approuvées, les organisateurs n’ont plus besoin d’attendre que les équipes achats examinent le contrat avant d’assigner la réunion. Ce sont ces délais qui peuvent parfois rallonger et complexifier l’organisation des événements.

Une étude a mis en avant le montant conséquent des économies qui aurait pu être effectuées parmi les dépenses croissantes relatives aux événements corporate. En effet, en juillet dernier une étude menée par la Global Business Travel Association et HRS a permis de cerner les défis et les opportunités du secteur.

50% des événements d’entreprises (49% aux USA, 58% en Europe) sont des événements simples – sans complexité organisationnelle, aussi appelés « small meetings »

70% des personnes interrogées n’utilisent pas de procédure d’appel d’offres pour l’achat / la réservation d’événements simples

77% d’entre elles se contentent de rechercher des hôtels ou des lieux de réunion uniquement au travers des canaux destinés aux particuliers

Les coûts liés aux événements corporate devraient se poursuivre en 2019. L’année prochaine une augmentation de 5 à 10% du nombre de réunions est prévue. 55 % des personnes interrogées dans le cadre d’un sondage Meetings Outlook de l’association Meetings Professional International ont déclaré que

les négociations des contrats se complexifient.

Au-delà du sourcing, HRS dispose d’une plateforme de recherche et de réservation automatisée et simplifiée qui répond aux objectifs de l’entreprise et donne la priorité aux programmes négociés.

Grâce à sa technologie leader de protection des tarifs, les organisateurs peuvent s’assurer qu’ils ne paieront pas plus que les tarifs convenus. L’adoption du service est d’autant plus rapide qu’il permet aux clients qui l’utilisent dès aujourd’hui d’établir des contrats pré-approuvés immédiatement après leur accord. Les planificateurs réservent des tarifs négociés avec une exactitude de 100 % dans les clauses d’annulation, de dépôt et de paiement.

« Aucun autre acteur international n’est mieux placée pour tirer parti de son expertise dans le domaine du sourcing hôtelier afin de les aider à consolider leur pouvoir d’achat sur le segment des évènements corporate », a déclaré M. D’Ilario.

*Meetings and Groups

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