Forte progression des modes de paiement virtuels pour les voyages d’affaires

Une enquête réalisée au niveau mondial confirme l’augmentation continue de l’utilisation des cartes virtuelles. Les cartes virtuelles ont le vent en poupe, en particulier auprès des voyageurs occasionnels – 51 % des voyageurs d’affaires n’effectuent qu’un à trois voyages par an.

Près d’un tiers (31 %) des entreprises utilisent des cartes virtuelles pour payer les frais d’hôtel de leurs collaborateurs. En à peine quatre ans, le nombre d’utilisateurs de cartes virtuelles a quadruplé (2015 : 8 %). Ces chiffres proviennent de la dernière enquête menée par AirPlus International, l’un des principaux fournisseurs internationaux de solutions pour la gestion quotidienne de voyages d’affaires.

Pour payer avec une carte virtuelle, les utilisateurs doivent d’abord générer un numéro de carte de crédit numérique. Les cartes virtuelles sont créées et contrôlées de manière centralisée. En Australie, 46 % des entreprises utilisent ce type de carte, ce qui en fait le pays où les cartes virtuelles sont les plus utilisées.

En Suisse, ce mode de paiement est moins fréquent, une entreprise sur dix y ayant recours. Pour l’enquête, AirPlus International a interrogé 1 285 voyageurs d’affaires dans 18 pays et 676 travel managers dans 13 pays.

La majorité des voyageurs d’affaires n’effectuent que quelques voyages par an
Selon les répondants, les cartes d’entreprise restent la méthode privilégiée par les entreprises pour payer leurs séjours à l’hôtel. En outre, 74 % des travel managers interrogés ont confirmé qu’ils continuaient à utiliser des cartes en plastique (les répondants étaient autorisés à citer plus d’une option).

Dans ce segment, la Scandinavie (88 %) se classe en tête des régions. Cependant, les cartes d’entreprise ne conviennent pas à tous les voyageurs d’affaires. En général, les entreprises émettent des cartes de crédit uniquement pour leurs voyageurs d’affaires habituels ; or, d’après l’enquête, seul un voyageur d’affaires sur dix effectue plus de dix voyages par an.

Plus de la moitié des voyageurs d’affaires (51 %) font entre un et trois voyages par an, et 25 % d’entre eux, entre quatre et six par an. Stefan Wälde, Director Product Management chez AirPlus, explique que : « Dans l’environnement de travail actuel, les travailleurs sous contrat fixe ne représentent qu’un seul groupe parmi les nombreux que compte l’effectif global. Les travailleurs temporaires, les fournisseurs de services, les clients et les fournisseurs se déplacent de plus en plus pour des entreprises, et sont donc des voyageurs d’affaires. » La carte d’entreprise n’est pas toujours l’option que les entreprises préfèrent proposer aux membres de ces groupes.

De nombreuses réservations ne sont pas effectuées sur des portails professionnels
Pour ces groupes, le paiement virtuel peut être une solution attrayante. À l’instar des cartes d’entreprise, il fournit des données valides aux entreprises – un facteur important notamment parce que, comme le montre l’enquête, 41 % des voyageurs réservent leurs chambres directement auprès des hôtels ou utilisent à cette fin des agences de voyages en ligne plutôt que des portails professionnels.

« Cela comporte des risques, par exemple, en ce qui concerne le respect des politiques de voyages d’entreprise. Dans de nombreux cas, il est difficile de s’assurer que les réservations sont faites conformément à la politique de l’entreprise à l’égard des fournisseurs. En outre, analyser les frais de voyage prend beaucoup de temps », souligne M. Wälde.

Les processus de paiement coûteux et chronophages restent courants
Lorsque des cartes d’entreprise, des cartes virtuelles et d’autres moyens de paiement professionnels sont utilisés, les entreprises obtiennent directement toutes les données essentielles et évitent ainsi les processus coûteux en temps. Près des deux tiers des voyageurs d’affaires (63 %) ont déclaré que ces modes de paiement sont ceux qui leur coûtent le moins de temps et d’argent.

Toutefois, d’autres modes de paiement restent largement utilisés : 72 % des entreprises demandent à leurs voyageurs de payer leurs frais de voyage, puis les remboursent sur la base de rapports des frais de voyage. Même si cette façon de procéder diffère selon la région, elle est utilisée par la majorité des répondants sur tous les marchés étudiés. Avec 50 %, les États-Unis sont en queue de peloton, contrairement à la Suisse qui, avec 88 %, a le plus souvent recours à cette option.

Même l’avance de liquidités reste une option pour près de la moitié (49 %) des entreprises ayant répondu à l’enquête. « Avancer des liquidités exige des efforts extrêmement importants, car les entreprises doivent disposer de liquidités à tout moment et par conséquent bloquer des fonds. De plus, fournir de l’argent aux membres du personnel et régler leurs dépenses avec eux après leur voyage nécessite des efforts administratifs complexes », ajoute M. Wälde.

Minimiser les risques et les démarches administratives

Les modes de paiement modernes, tels que les cartes virtuelles, aident les entreprises à gérer leurs voyages d’affaires sans alourdir leur charge de travail. Depuis 2005, c’est précisément ce que permettent les cartes virtuelles A.I.D.A. d’AirPlus. Pour chaque carte virtuelle, les entreprises peuvent déterminer la limite de crédit, le type d’hôtel et d’autres règles de réservation, ainsi que la durée de validité de la carte.

Comme chaque numéro de carte de crédit virtuelle ne peut être utilisé que pour une seule transaction, les risques d’abus et de fraude sont faibles.

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